Title
Утверждено
решением Совета Адвокатской палаты
Магаданской области от 26 сентября 2024 г.
(протокол № 52), с дополнениями,
утвержденными решением Совета Адвокатской
палаты Магаданской области от 11.07.2025 г.
(протокол № 63)
Положение о документообороте АПМО
I. Общие положения
1. Настоящее Положение о документообороте разработано и утверждено для применения в Адвокатской палате Магаданской области.
1. Настоящее Положение обязательно к применению:
- членами Совета АПМО;
- членами Квалификационной комиссии АПМО из числа адвокатов;
- бухгалтером АПМО;
- юрисконсультом юридической службы АПМО.
II. Порядок организации документооборота
2. Прием и первичная обработка поступающих документов.
2.1. Прием и обработку поступающей в АПМО корреспонденции осуществляет юрисконсульт юридической службы АПМО.
2.1. Поступающая в бумажном виде корреспонденция подлежит регистрации.
2.2. Из числа электронных писем, поступающих на адрес электронной почты АПМО подлежат регистрации:
а) документы, исходящие от ФПА РФ;
б) документы, подписанные электронной цифровой подписью.
2.3. Изображения писем (сканированные, сфотографированные и проч.) и иные электронные письма, поступающие на адрес электронной почты АПМО, исходящие от органов государственной власти, правоохранительных и судебных органов, не подписанные электронной цифровой подписью, не подлежат регистрации и обработке ввиду невозможности достоверной идентификации подписантов (адресантов).
2.4. Письма, указанные в п. 2.2 настоящего Положения, распечатываются юрисконсультом юридической службы АПМО, после чего регистрируются в общем порядке.
2.5. Юрисконсульт юридической службы АПМО:
а) вскрывает принятую корреспонденцию;
б) конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам;
в) выделяет документы, адресованные в структурные подразделения и должностным лицам АПМО (Президенту, вице-президентам, бухгалтеру, в Совет, в квалификационную комиссию, в ревизионную комиссию АПМО) и передает их соответствующим лицам.
2.6. Все обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления[1].
2.7. Дубликаты обращений регистрируются под тем же входящим номером, что и первоначально поступившие обращения[2].
2.8.1. Повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под очередным порядковым номером.
2.8.2. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:
а) если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
б) если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
2.8.3. В этом случае на письме в свободном от текста месте проставляется отметка – «Повторно». О повторности делается также отметка в соответствующей строке журнала учета.
2.8.4. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы.
2.8.5. Обращение автора по тому же вопросу с дополнительной информацией, поступившее до истечения срока разрешения ранее поступившего обращения, считается дополнительным[3].
2.9. Дубликаты, повторные и дополнительные обращения приобщаются к первичным обращениям[4].
2.10. Обращения (в необходимых случаях и конверты к ним), копии ответов заявителям, документы и иные материалы, связанные с разрешением обращений, формируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел[5].
3. Организация работы с отправляемыми документами.
3.1. Подписанные руководством АПМО документы в тот же день передаются руководителем (исполнителем) секретарю АПМО для регистрации и отправки.
3.2. Исходящий документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
3.3. После разрешения обращения письменный ответ заявителю даётся за подписью Президента АПМО (лица, его замещающего)[6].
3.4. На коллективное обращение ответ дается лицу, чья фамилия в числе заявителей значится первой. При этом излагается просьба сообщить о результатах разрешения обращения другим авторам[7].
III. Заверение копий документов
4. Полномочиями по заверению копий документов наделяются:
- Президент АПМО;
- Первый вице-президент АПМО;
- Председатель квалификационной комиссии АПМО;
- Секретарь квалификационной комиссии АПМО;
- Секретарь Совета АПМО;
- Юрисконсульт юридической службы АПМО.
IV. О печати
5. В АПМО имеется единственная печать с указанием её полного наименования и организационно-правовой формы.
5. Печать АПМО постоянно хранится у юрисконсульта юридической службы АПМО.
5. Дополнительные печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
5. Решение о необходимости изготовления дополнительных печатей и штампов и их количестве принимает Президент АПМО.
V. Особенности делопроизводства в деятельности Совета АПМО
6. Компетенции Президента АПМО:
а) подписывает уведомление территориального органа Минюста РФ об изменении адвокатом членства в АПМО на членство в адвокатской палате другого субъекта РФ;
б) подписывает документы о принятии в члены АПМО, направляемые в адвокатскую палату иного субъекта РФ;
в) подписывает уведомление территориального органа Минюста РФ об изменении адвокатом членства в адвокатской палате другого субъекта РФ на членство в АПМО;
г) подписывает уведомление территориального органа Минюста РФ о решении Совета АПМО о прекращении статуса адвоката;
д) подписывает Свидетельства о внесении записи в реестр адвокатских образований;
е) подписывает выписки из реестра адвокатских образований;
ж) подписывает протоколы собраний Совета АПМО;
з) возбуждает дисциплинарное производство (в форме распоряжения);
и) направляет документ, указанный в пп. «з» настоящего пункта, председателю квалификационной комиссии АПМО;
к) отказывает в возбуждении дисциплинарного производства (в форме распоряжения);
л) подписывает решения Совета АПМО по итогам дисциплинарных производств;
м) рассмотрев материалы, поступившие из адвокатского образования, направляет их вице-президенту или лицу, его замещающему, для решения вопроса о внесении представления[8];
н) осуществляет иные компетенции, предусмотренные законом, нормативными актами и (или) разъяснениями ФПА, нормативными актами и (или) решениями АПМО;
о) обеспечивает изготовление, хранение и выдачу экзаменационных билетов председателю квалификационной комиссии для проведения квалификационного экзамена сопроводительным письмом с приложением экзаменационных билетов;
п) организовывает проведение этапа квалификационного экзамена в виде письменных ответов на вопросы (тестирование) либо уполномоченное им лицо.
7. Компетенции Вице-президента АПМО:
а) при наличии достаточных данных, свидетельствующих о проступке адвоката, который должен стать предметом рассмотрения квалификационной комиссии и совета адвокатской палаты, вносит в совет до истечения десятидневного срока со дня поступления материалов в палату соответствующее представление[9];
б) осуществляет иные компетенции, предусмотренные законом, нормативными актами и (или) разъяснениями ФПА, нормативными актами и (или) решениями АПМО.
8. Компетенции Секретаря Совета АПМО:
а) готовит уведомление территориального органа Минюста РФ об изменении адвокатом членства в АПМО на членство в адвокатской палате другого субъекта РФ;
б) готовит документы о принятии в члены АПМО, направляемые в адвокатскую палату иного субъекта РФ;
в) готовит уведомление территориального органа Минюста РФ об изменении адвокатом членства в адвокатской палате другого субъекта РФ на членство в АПМО;
г) уведомляет лицо, статус адвоката в отношении которого прекращен, о соответствующем принятом Советом АПМО решении;
д) уведомляет соответствующее адвокатское образование о решении Совета АПМО о прекращении статуса адвоката – члена адвокатского образования;
е) готовит уведомление территориального органа Минюста РФ о решении Совета АПМО о прекращении статуса адвоката;
ж) ведёт реестр адвокатских образований в соответствии с Положением о порядке ведения реестра адвокатских образований и их филиалов субъекта Российской Федерации (утв. Советом Федеральной палаты адвокатов 08.07.2021 г., протокол № 4);
з) формирует реестровые дела адвокатских образований;
и) оформляет Свидетельства о внесении записи в реестр адвокатских образований;
к) оформляет выписки из реестра адвокатских образований;
л) уведомляет членов Совета АПМО о созыве заседаний;
м) ведёт, изготовляет и подписывает протоколы собраний Совета АПМО;
н) извещает участников дисциплинарных производств о месте и времени рассмотрения дисциплинарных дел Советом АПМО;
о) готовит решения Совета АПМО по итогам дисциплинарных производств;
п) заверяет копию документа, указанного в пп. «о» настоящего Положения и направляет его в соответствующее адвокатское образование, а также в пятидневный срок[10] выдает (направляет) такую копию участникам дисциплинарного производства по их просьбе;
р) подписанные Президентом АПМО решения (выписки из протоколов заседаний) Совета АПМО, касающиеся финансов, передаёт бухгалтеру АПМО;
с) изготовляет копии решений и выписок из решений Совета АПМО с необходимыми приложениями по числу адвокатских образований, функционирующих на территории Магаданской области, направляет (вручает) их руководителям адвокатских образований во взаимодействии с юрисконсультом юридической службы АПМО;
т) осуществляет иные компетенции, предусмотренные законом, нормативными актами и (или) разъяснениями ФПА, нормативными актами и (или) решениями АПМО.
9. Компетенция Председателя комиссии по защите прав адвокатов:
а) принимает и регистрирует обращения о защите профессиональных прав адвокатов;
б) готовит проект заключения комиссии о наличии либо отсутствии факта нарушения профессиональных прав и интересов адвоката (интересов адвокатского сообщества);
в) подписывает заключение комиссии о наличии либо отсутствии факта нарушения профессиональных прав и интересов адвоката (интересов адвокатского сообщества);
г) готовит проекты разъяснений адвокату о его действиях в сложившейся ситуации при угрозе нарушения профессиональных прав (иных обращений);
д) ведёт, изготовляет и подписывает протоколы собраний комиссии;
е) направляет заключения комиссии вместе с обращением адвоката в Совет АПМО;
ж) осуществляет иные компетенции, предусмотренные законом, нормативными актами и (или) разъяснениями ФПА, нормативными актами и (или) решениями АПМО.
10. Компетенции юрисконсульта юридической службы АПМО:
а) хранит реестровые дела адвокатских образований;
б) направляет адресанту жалобы, представления, обращения распоряжение президента АПМО об отказе в возбуждении дисциплинарного производства и возвращает соответствующие документы;
в) во взаимодействии с Секретарем Совета АПМО направляет (вручает) руководителям адвокатских образований, функционирующих на территории Магаданской области, копии решений и выписок из решений Совета АПМО с необходимыми приложениями;
г) осуществляет иные компетенции, предусмотренные законом, нормативными актами и (или) разъяснениями ФПА, нормативными актами и (или) решениями АПМО.
10.1. Совет адвокатской палаты:
а) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности квалификационной комиссии по приему квалификационного экзамена у лиц, претендующих на присвоение статуса адвоката;
б) формирует и утверждает не менее 40 экзаменационных билетов, содержащих не менее 4 вопросов из утвержденного Советом ФПА РФ Перечня вопросов для устного собеседования.
VI. Особенности делопроизводствам в деятельности Квалификационной комиссии АПМО
11. Компетенции Председателя квалификационной комиссии АПМО:
а) при необходимости организует проверку достоверности документов и сведений, поступивших от претендентов на присвоение статуса адвоката заявления с прилагаемыми документами;
б) выносит на обсуждение квалификационной комиссии АПМО вопрос о допуске претендента к квалификационному экзамену;
в) подписывает протокол заседания квалификационной комиссии, решения и иные документы, отражающие работу комиссии[11];
г) организует передачу Совету АПМО протоколов заседаний и решений квалификационной комиссии, а также документов и сведений, представленных претендентами[12];
д) проводит тестирование претендентов на присвоение статуса адвоката либо поручает проведение такого тестирование членам квалификационной комиссии АПМО;
е) объявляет претенденту заключение квалификационной комиссии по результатам квалификационного экзамена;
ж) подписывает протокол заседаний квалификационной комиссии АПМО[13];
з) в семидневный срок со дня принятия присяги лицом, успешно сдавшим квалификационный экзамен, уведомляет о присвоении претенденту статуса адвоката и принятии им присяги территориальный орган юстиции;
и) организует разбирательство в квалификационной комиссии АПМО по распоряжению президента АПМО о возбуждении дисциплинарного производства[14];
к) подписывает заключения квалификационной комиссии;
л) направляет лицу, привлекаемому к дисциплинарной ответственности, предложение предпринять меры к мирному урегулированию конфликта с инициатором дисциплинарного производства;
м) перед началом дисциплинарного разбирательства предупреждает членов квалификационной комиссии АПМО о недопустимости разглашения и об охране ставших известными в ходе разбирательства сведений, составляющих тайну личной жизни участников дисциплинарного производства, а также коммерческую, адвокатскую и иную тайны;
н) по согласованию с Советом созывает заседание квалификационной комиссии по приему квалификационного экзамена у лиц, претендующих на присвоение статуса адвоката, определяет место и время сдачи квалификационного экзамена претендентом, допущенным к сдаче квалификационного экзамена;
о) руководит проведением устного собеседования;
п) осуществляет иные компетенции, предусмотренные законом, нормативными актами и (или) разъяснениями ФПА, нормативными актами и (или) решениями АПМО.
12. Компетенции Секретаря квалификационной комиссии АПМО:
а) принимает от претендентов на присвоение статуса адвоката заявления с прилагаемыми документами[15]. При этом приёму подлежат документы, перечисленные в п. 2.9 Положения о порядке сдачи квалификационного экзамена и оценки знаний претендентов (утв. решением Совета Федеральной палаты адвокатов от 07.03.2023 г., протокол № 20), с учетом положений Федерального закон от 22 апреля 2024 г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации»;
б) документы, указанные в пп. «а» настоящего пункта передает Председателю квалификационной комиссии АПМО;
в) заверяет копии с подлинников документов, представляемых претендентом на присвоение статуса адвоката;
г) извещает претендентов на присвоение статуса адвоката о времени и месте проведения квалификационного экзамена не позднее чем за десять дней до дня сдачи квалификационного экзамена путем направления уведомления в его личный кабинет и по указанному им адресу электронной почты;
д) заблаговременно извещает членов квалификационной комиссии АПМО о проведении тестирования претендентов на присвоение статуса адвоката;
е) передает в Совет АПМО следующие документы:
- решение квалификационной комиссии по вопросам, связанным с присвоением статуса адвоката;
- протоколы квалификационной комиссии с прилагаемыми документами и материалами;
- представленные претендентами документы;
ж) ведет, изготовляет и подписывает протокол заседаний квалификационной комиссии АПМО[16];
з) изготовляет и выдает претенденту на присвоение статуса адвоката выписку из протокола заседания квалификационной комиссии, содержащая решение комиссии о присвоении либо об отказе в присвоении претенденту статуса адвоката;
и) второй экземпляр документа, указанного в пп. «з» настоящего пункта, передает в Совет АПМО;
к) извещает членов квалификационной комиссии АПМО о времени и месте заседания комиссии не позднее чем за десять дней до дня заседания;
л) извещает участников дисциплинарных производств о месте и времени рассмотрения дисциплинарных дел квалификационной комиссией АПМО;
м) письменно уведомляет о возбуждении дисциплинарного производства руководителя адвокатского образования, из которого поступили советующие материалы и членом которого является адвокат, привлекаемый к дисциплинарной ответственности[17];
н) знакомит участников дисциплинарного производства с материалами дисциплинарного производства (по их заявлениям);
о) готовит заключения квалификационной комиссии;
п) в течение пяти рабочих дней уведомляет лицо, обратившееся в адвокатскую палату, о возбуждении по его обращению дисциплинарного производства;
р) не позднее десяти рабочих дней со дня проведения квалификационного экзамена претенденту выдает выписку из протокола заседания квалификационной комиссии, содержащую решение комиссии о присвоении либо об отказе в присвоении претенденту статуса адвоката. Второй экземпляр выписки передает в Совет для приобщения к личному делу претендента;
с) по письменному заявлению участников дисциплинарного производства в десятидневный срок вручает заверенную копию заключения квалификационной комиссии;
т) извещает участников дисциплинарного производства о времени и месте заседания квалификационной комиссии не позднее чем за 10 дней до дня заседания комиссии;
у) осуществляет иные компетенции, предусмотренные законом, нормативными актами и (или) разъяснениями ФПА, нормативными актами и (или) решениями АПМО.
VII. Хранение документов
13. Законченные производством обращения хранятся в течение 3 лет. По истечении срока хранения подлежат уничтожению вместе с приложенными к нему документами, о чем составляется акт[18].
14. Личные дела адвокатов и работников АПМО хранятся в течение 75 лет.
15. Протоколы заседаний рабочих органов АПМО хранятся бессрочно.
16. Документация АПМО подлежит хранению в запираемых металлических шкафах, ключами от которых располагают Президент АПМО, Секретарь Совета АПМО, юрисконсульт юридической службы АПМО.
VIII. Личные дела адвокатов
17. На каждого адвоката АПМО ведется личное дело.
18. Личное дело на адвоката заводится не позднее 5 рабочих дней с момента приобретения лицом членства АПМО по любому из оснований.
19. В личном деле адвоката должны содержаться:
19.1. Все документы, поданные в ходе процедуры получения статуса адвоката, если таковой статус приобретался в АПМО;
19.2. Все документы, оформляемые при смене адвокатом членства в адвокатском образовании иного субъекта РФ на членство в АПМО;
19.3. Копии либо дубликаты решений Совета АПМО, принятые по итогам дисциплинарных производств в отношении адвоката;
19.4. Копии либо дубликаты решений Совета АПМО о поощрении адвоката;
19.5. Копии либо дубликаты решений (либо выписок из решений) Совета АПМО о выделении адвокату материальной помощи;
19.6. Выписки из решений общих собраний (конференций) АПМО об избрании адвоката в органы адвокатского самоуправления;
19.7. Уведомления адвокатских образований об изменениях состава адвокатов, касающихся соответствующего адвоката, а в делах адвокатов, учредивших адвокатский кабинет – соответствующая выписка из реестра адвокатских образований;
19.8. Документы о стажерах и помощниках адвоката;
19.9. Направленные в адрес адвоката Президентом АПМО, Президентом ФПА предостережения о недопустимости нарушения требований законодательства об адвокатской деятельности и адвокатуре, КПЭА;
19.11. Копия удостоверения адвоката;
19.11. Иные документы, приобщаемые к личному делу адвоката по его просьбе (документы об образовании, о поощрениях, о повышении квалификации, о присуждении ученых и почетных степеней и званий, документы об избрании или назначении на должности в адвокатских образованиях и т.п.);
19.12. Иные документы, приобщаемые к личному делу адвоката по инициативе руководства АПМО.
20. Личные дела на адвокатов, получающих членство в АПМО после утверждения настоящего положения, заводятся юрисконсультом юридической службы АПМО в течение пяти рабочих дней с даты получения членства в АПМО.
21. Личные дела на адвокатов, получивших членство в АПМО до утверждения настоящего положения, заводятся юрисконсультом юридической службы АПМО на основании личного заявления адвоката. В этом случае сбор документов, подлежащих хранению в личном деле, производится адвокатом (кроме выписок из собраний Совета АПМО, общих собраний АПМО).
[1] п. 3.3. Порядка рассмотрения и разрешения обращений в адвокатских образованиях и адвокатских палатах субъектов Российской Федерации (утв. Советом Федеральной палаты адвокатов 06.06.2006 г. (протокол № 6)) (в ред. от 02.04.2010 г.).
[2] Там же. - п. 3.6.
[3] Там же. - 3.10.
[4] Там же. - 3.8.
[5] Там же. - 3.8.
[6] Там же. - 3.4.
[7] Там же. - 3.5.
[8] Там же. - 2.9.
[9] Там же. - 2.10.
[10] Там же. - 2.7.
[11] В соответствии с п. 1.3. Положения о порядке сдачи квалификационного экзамена и оценки знаний претендентов (утв. решением Совета Федеральной палаты адвокатов от 07.03.2023 г., протокол № 20).
[12] Там же.
[13] Там же. - п. 4.2.
[14] Примечание к пп. «и» п. 9: Председатель квалификационной комиссии АПМО не наделён полномочиями возвращать Президенту АПМО распоряжений о возбуждении дисциплинарных производств.
[15] Согласно ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 31.05.2002 г. № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» претендент подаёт заявление в квалификационную комиссию.
[16] В соответствии с п. 4.2. Положения о порядке сдачи квалификационного экзамена и оценки знаний претендентов (утв. решением Совета Федеральной палаты адвокатов от 07.03.2023 г., протокол № 20).
[17] п. 2.11. Порядка рассмотрения и разрешения обращений в адвокатских образованиях и адвокатских палатах субъектов Российской Федерации (утв. Советом Федеральной палаты адвокатов 06.06.2006 г. (протокол № 6)) (в ред. от 02.04.2010 г.).
[18] Там же. – п. 3.11.
